Yarsi Wujudkan Tata Kelola Arsip Desa di Desa Bantarsari

REPUBLIKA.CO.ID, BOGOR — Timpengabdian dosen  Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas YARSI kembali menjalankan Tri Dharma perguruan tinggi  Universitas YARSI. Kali ini tim yang diketuai Nita Ismayati, S.S., M.Hum itu berupaya mewujudkan pemerintahan desa yang baik dengan cara mengajarkan ‘Tata Kelola Arsip Desa sebagai Perwujudan Pemerintahan Desa Yang Baik (Good Governance, red)’ di Desa Bantarsari, Kecamatan Rancabungur, Kabupaten Bogor

“Pengabdian dilakukan sejak awal Oktober hingga akhir November 2022 di bawah kordinasi YARSI Village Empowerment terhadap  permasalahan-permasalahan kearsipan yang terjadi di kantor Desa Bantarsari sebagai desa binaan Universitas YARSI,” kata Nita, Selasa, 22/11/2022).

Menurut Nita, arsip pemerintahan desa  memegang peranan penting dalam menjalankan pemerintahan desa yang baik karena arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi. Arsip desa merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi di desa atau terkait dengan desa.  Data-data kependudukan desa, data-data asset desa,  arsip kepemilikan tanah seperti akte jual beli, laporan pertanggungjawaban kepala desa terhadap pembangunan desa, pendapatan desa,  kegiatan sosial budaya, peristiwa yang terkait dengan ketertiban dan ketentraman masyarakat, surat-surat masuk dan jawabannya merupakan sebagian dari arsip desa yang harus dikelola.

“Desa sebagai kesatuan masyarakat hukum berkewajiban menyelenggarakan urusan pemerintahan desa dan kepentingan masyarakat desa,” tuturnya. Untuk itu, kata Nita, arsip-arsip yang dibuat dan diterima oleh desa harus dikelola sebagai bentuk pertanggungjawaban pemerintahan desa kepada negara dan masyarakat.

“Pengambilan keputusan kepala desa yang tidak tepat, laporan pertanggungjawaban yang diragukan, kehilangan asset, kerugian dalam perkara di pengadilan, dan  terhambatnya urusan operasional serta lambatnya pelayanan desa kepada masyarakat merupakan contoh dari dampak tidak dikelolanya arsip desa dengan baik,” terangnya.

Nita menambakan, arsip yang menumpuk menjadi satu sehingga sulit ditemukan kembali,  hilangnya arsip sebagai bukti pertanggungjawaban,  kebingungan dalam pengelolaan arsip dan temu kembali arsip vital, belum  adanya pembinaan kearsipan, kurangnya sarana penyimpanan kearsipan, dan belum adanya sistem informasi untuk kemudahan dan kecepatan temu kembali arsip merupakan gambaran dari permasalahan-permasalahan yang terjadi di Desa Bantarsari.

“Pengabdian kearsipan di Desa Bantarsari dilakukan oleh dosen dan mahasiswa Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Program Sarjana  Universias YARSI dalam bentuk sosialisasi, edukasi, pelatihan, dan pendampingan untuk perangkat Desa Bantarsari,” ucapnya.

Lebih jauh dia menjelaskan, pengabdian meliputi lima kegiatan dan dilakukan selama dua bulan yang meliputi pelatihan pengelolaan naskah dinas, pemberkasan arsip, penataan dan penyimpanan arsip, preservasi arsip vital dengan aplikasi ARTERI, serta edukasi pentingnya arsip dari tinjauan hukum.

“Kegiatan pertama berupa pelatihan  Pengelolaan Naskah Dinas diberikan oleh Ibu Nita Ismayati, dilakukan tanggal 11 Oktober 2022.  Adapun kegiatan yang telah dilakukan yaitu  pembuatan agenda surat dengan metadata lengkap di Google Drive, entri data surat masuk dan surat keluar,  pembuatan form disposisi surat.  Kegiatan kedua dan ketiga, berupa pelatihan dilakukan oleh Ibu Nita Ismayati, S.S., M.Hum dan Ibu Indah Kurnianingsih, S.IP., MP pada  tanggal 18 Oktober 2022 tentang pemberkasan dan Penataan serta Penyimpanan surat,” katanya.

Hasil kegiatan yang telah dilakukan yaitu pemberkasan surat masuk dan keluar,   ujarnya, penataan dan penyimpanan arsip aktif di filing cabinet dengan map gantung, pemberkasan arsip kacau in-aktif desa,  penataan arsip aktif Laporan Pertanggungjawaban desa. Kegiatan yang keempat, yaitu pelatihan penggunaan aplikasi ARTERI untuk preservasi arsip vital tanah diberikan oleh Bapak Danang Dwijo Kangko, S.Hum, M.P., dan kegiatan kelima dalam bentuk edukasi melalui podcast desa Bantarsari tentang pentingnya arsip dari tinjauan hukum, diberikan oleh Dr. Moh.Ryan Bakry, S.H., M.H.

Kegiatan pengabdian dosen ini sekaligus merupakan bentuk pembelajaran kurikulum Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) di luar kampus selama dua bulan untuk mahasiswa semester lima dan tujuh Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Program Sarjana FTI Universitas YARSI. Ini juga merupakan pelaksanaan dari Program Kompetisi Kampus Merdeka (PKKM) tahap kedua.